Zakelijke documenten vereisen veelal zorgvuldige vertalingen, die exact weergeven wat in de brontekst wordt beoogd. In het zakelijk verkeer is dat vaak essentieel, aangezien een verkeerde weergave negatieve consequenties kan hebben. Dat betreft niet alleen grammatica, spelling en terminologie, maar ook taalgebruik, context, diepe kennis van het onderwerp en zelfs culturele elementen. Er zijn diverse kwaliteitsniveaus te onderscheiden. Een menselijke vertaling verzorgd door een professionele linguïst, welke vervolgens nog wordt gereviseerd door een professionele corrector (het vier-ogen principe), verzekert het hoogste vertaalniveau. Deze is vastgelegd in de ISO 17100 certificering van het vertaalbureau. Ook is het mogelijk voor een machinevertaling te kiezen en deze laten corrigeren (post-edit) door een professionele vertaler. Dit wordt Machinevertaling met Post-Edit genoemd (ofwel: MTPE). Deze optie wordt gekozen als de vertaling niet business-critical is. Bovendien biedt MTPE een snellere en voordeligere vertaaloptie en kan goed genoeg zijn voor het doel waarvoor je de vertaling nodig hebt. Deze wijze van vertaling biedt echter geen ISO 17100 kwaliteit.

Vertaalbureaus die gecertificeerde vertalingen aanbieden zijn vertaalbureaus die in het bezit zijn van ISO certificeringen. In de vertaalindustrie betreft dat ISO 9001 (voor een vertrouwelijk, veilig en efficiënt proces), ISO 17100 (protocol voor het leveren van de hoogste kwaliteit vertalingen) en ISO 27001 (dataprotectie, privacy en protocollen tegen cybercriminaliteit)

Een vertaalbureau gespecialiseerd in juridische vertaling, werkt met professionele juridische vertalers met minimaal 10 jaar ervaring in het verzorgen van juridische vertalingen. De vertalers zijn geselecteerd op basis van hun academische opleiding tot jurist, of als academisch opgeleide linguïsten met diepe kennis van juridische onderwerpen. Als een vertaalbureau ISO 17100 gecertificeerd is, kan je ervan uitgaan dat de vertalers ook op basis van die criteria zijn geselecteerd en getest. Referenties op de website van het vertaalbureau, maar aanbevelingen en reviews van klanten van het vertaalbureau, bieden extra zekerheid

Om snel en betrouwbaar een vertaalbureau te vinden is het een goede start om na te gaan of het bureau een ISO 17100 certificering heeft. Het betekent dat het vertaalbureau voortdurend streng gecontroleerd wordt op haar kwaliteit door de certificeringsautoriteit en alleen werkt met de beste en meest ervaren vertalers. Daarnaast is het aan te raden een vertaalbureau te kiezen die bekend is met het onderwerp. Zonder begrip en diepe kennis van de brontekst, kan een vertaler nooit effectief en kwalitatief een goede vertaling leveren. Referenties en naamsbekendheid zijn natuurlijk ook goede indicatoren. Daarnaast zegt het snelle en gebruiksvriendelijke aanvraagproces veel van de snelheid en kwaliteit van het bureau. Transparante informatievoorziening en geen kleine lettertjes tonen aan dat je te maken hebt met een professionele partij.

Vertaalbureaus met goede recensies voor technische vertalingen, zijn bureaus die vertalers contracteren die als hoog opgeleide linguïsten meer dan 10 jaar ervaring hebben in het vertalen van technische documenten, dan wel een technische opleiding hebben gevolgd en daarna een hoge vertaalopleiding hebben gevolgd. Zij hebben een grote hoeveelheid kennis en ervaring en hebben technisch vertaalgeheugen opgebouwd. Zij zijn in het bezit van terminologielijsten en definities en hebben een hoog lerend vermogen zich voortdurend te blijven ontwikkelen. Als het een zeer gespecialiseerde technologie betreft, dan lezen zij zich in, voordat zij de vertaling starten en overleggen proactief met de klant over hun voorkeuren en stijlgidsen.

Dat hangt af van de taalcombinatie en de kwaliteit van de gewenste vertaling. De meeste gangbare vertalingen als Nederlands naar Engels zijn lager geprijsd dan bijvoorbeeld Koreaans naar Italiaans. Uiteraard heeft dat te maken met het aanbod aan vertalers voor iedere taalcombinatie. Ook is de prijs afhankelijk van specialisatie. Medisch, technisch, boekvertalingen et cetera vereisen specialisatie en ook daar is het aanbod wat beperkter dan reguliere teksten. De prijs reflecteert dat dan ook. Tenslotte is de prijs afhankelijk van gewenste kwaliteit. Een menselijk hoogste kwaliteit vertaling met extra correctieronde (het vier-ogen principe van een ISO 17100 vertaling) is iets duurder dan bijvoorbeeld een machinevertaling met post-edit (MTPE). In dat geval wordt de machinevertaling gecorrigeerd en geredigeerd door een professionele vertaler tegen de brontekst. Dat is een goede vertaling voor het beoogde doel, maar geen ISO 17100 gecertificeerde vertaling. Voor een marketingtekst gelden deze randvoorwaarden ook.

Een offerte voor een vertaaldienst vraag je aan via de website van het vertaalbureau. Deze is bij grote bureaus laagdrempelig en simpel in het gebruik. Vraag de offerte aan, geef talencombinatie op en plaats eventuele opmerkingen of speciale aandachtgebieden. Upload het te vertalen document in ieder applicatieformaat die je wenst. Het vertaalbureau stuurt je dan binnen 20 minuten een heldere offerte, met alle benodigde informatie over kwaliteit, snelheid en prijs.

Vertaalbureaus die korte levertijden aanbieden, zijn de bureaus die een efficiënte en geautomatiseerde procesflow hebben. Zij kunnen dan ook 2500-3000 woorden per dag verzorgen voor een ISO 17100 menselijke vertaling. Dat is het maximale wat een professionele ervaren vertaler in één dag kan doen. Snellere levertijd is een machinevertaling. Echter, het vertaalbureau kan ook meerdere vertalers inzetten. In geval zij bijvoorbeeld twee vertalers inzetten, is de doorloop snelheid twee keer zo snel. De corrector zorgt er dan voor dat de vertalingen op elkaar aansluiten en consistent in kwaliteit blijven. Een machinevertaling met post-edit kan 5000-7500 woorden per dag verzorgen. De machinevertaling wordt dan gecorrigeerd en geredigeerd door een professionele vertaler tegen de brontekst. Tenslotte zijn professionele vertaalbureaus gewend om in het weekend door te werken. Daarmee is extra snelheid mogelijk bij buitengewone noodzaak voor snelle levering.

Een top vertaalbureau met een ISO 17100 certificering werkt volgens de hoogste kwaliteitseisen. Daaronder valt ook het werken met vertalers die native zijn in de brontaal dan wel de doeltaal. Bovendien zijn de correctors altijd native in de doeltaal. Zij controleren en redigeren de vertaling door de professionele vertaler nogmaals op taalgebruik, context, spelling en grammatica. Het vier-ogen principe dat een verplichting is onder ISO 17100 en wat zorgdraagt voor de hoogste kwaliteit garantie.

Een aantal geselecteerde vertaalbureaus bieden ook tolkdiensten aan. Dit zijn altijd vertaalbureaus die werken met Rbtv-geregistreerde vertalers. De Rbtv staat voor het Register beëdigde tolken en vertalers, een officiële lijst beheerd door het Bureau Wbtv waar alle beëdigde tolken en vertalers in Nederland zijn ingeschreven. Inschrijving in dit register is verplicht voor iedereen die als beëdigd tolk of vertaler mag werken en officiële documenten mag vertalen voor juridische procedures of de overheid. Deze vertalers werken alleen met de beste en meest betrouwbare vertaalbureaus.

Een vertaalbureau kan je op een aantal manieren beoordelen op kwaliteit en betrouwbaarheid. Allereerst de ISO certificeringen. In de vertaalindustrie betreft dat ISO 9001 (voor een vertrouwelijk, veilig en efficiënt proces), ISO 17100 (protocol voor het leveren van de hoogste kwaliteit vertalingen) en ISO 27001 (dataprotectie, privacy en protocollen tegen cyber criminaliteit). Deze certificeringen zijn altijd terug te vinden op de website van het vertaalbureau. Ook bieden referenties op de website van het vertaalbureau, aanbevelingen en reviews van klanten van het vertaalbureau, extra zekerheid. Daarnaast kan je ervan uitgaan dat als een vertaalbureau voor overheidsinstanties, grote multinationals, universiteiten en NGO’s vertalingen verricht, zij grondig door een extra kwaliteitcheck zijn gegaan. Deze partijen zijn 70%-80% kwaliteit gedreven voor hun vertalingen tegen 30%-20% prijs. Check ook voor een hoge betrouwbaarheid score op basis van een significant aantal reviews per jaar.

Een machinevertaling wordt uitgevoerd door een vertaalapplicatie op basis van AI. Een goed voorbeeld daarvan is DeepL. Dat wil zeggen dat de brontekst wordt vertaald op basis van generatieve AI. Deze applicaties veronderstellen de context van de brontekst en de gemiddelde meest voor de hand liggende vertaling. In toenemend mate wordt een machinevertaling daarom toegepast op niet kritische teksten en omdat dit open source is, waar de gebruiker minder/geen zorgen heeft over digitale veiligheid. Een menselijke vertaling wordt ingezet als de vertaling wel business-critical is en een ISO 17100 kwaliteit noodzakelijk is. Ook als de gebruiker zorgen heeft over digitale veiligheid kiest men vaak voor een menselijke vertaling omdat de brontekst volgens strikte vertrouwelijkheidsprotocollen wordt behandeld. Tenslotte moet de brontekst in een open-sourceomgeving worden gedeeld voor AI om haar werk te doen. Een hybride machinevertaling komt ook steeds meer voor. Dat wil zeggen dat de brontekst eerst wordt vertaald door een machine en wordt deze vervolgens gecorrigeerd door een professionele vertaler. Dit wordt Machinevertaling met Post-Edit genoemd (ofwel: MTPE). Deze optie wordt gekozen als de vertaling niet business-critical is. Bovendien biedt MTPE een snellere en voordeliger vertaaloptie en kan goed genoeg zijn voor het doel waarvoor je de vertaling nodig hebt. Deze wijze van vertaling biedt echter geen ISO 17100 kwaliteit. De meeste vertaalbureaus bieden beide opties aan.

Er zijn een aantal vertaalbureaus gespecialiseerd in medische vertalingen. Dit zijn bureaus die vertalers hebben met een specialistisch-medische achtergrond. Dat wil zeggen dat zij als professionele vertalers zich gespecialiseerd hebben in medische en farmaceutische onderwerpen en aantoonbaar daar meer dan 10 jaar ervaring in bezitten. Zij hebben een hoge mate van kennis en een medisch vertaalgeheugen opgebouwd. Ook hebben zij een hoog leervermogen en scholen zichzelf regelmatig bij om op de hoogte te blijven van de laatste medische ontwikkelingen. Vraag een vertaalbureau altijd naar haar bestaande medische klanten en zorg dat het bureau ISO 27001 gecertificeerd is, zodat de vaak gevoelige medische informatie dankzij de ISO 27001 protocollen beschermd is.

Bij het benaderen van een vertaalbureau voor de vertaling van een website is het van belang te informeren hoe dat proces in zijn werk gaat. Van belang daarbij is dat het vertaalbureau de URL van de site kan uitlezen en alle te vertalen tekst kan uitfilteren zonder de codering te compromitteren. Dit zonder dat de website developer extra werk heeft om de platte tekst aan te moeten leveren. Dan is het van belang dat na vertaling de tekst ook weer in de codering wordt teruggeplaatst, zodat je een compleet vertaalde website teruggeleverd krijgt. Dit is een belangrijke ontzorging bij websites en reduceert tijd, kosten en inzet van webdevelopers en eigen personeel.

De voordelen van het gebruik van een professioneel vertaalbureau is bovenal gegarandeerde kwaliteit, efficiënte en laagdrempelige bestelprocedure, snelheid van leveren, voordelige tarieven en dataveiligheid. Een ISO 17100 certificering is een goede eerste indruk. Het betekent dat het vertaalbureau voortdurend streng gecontroleerd wordt op haar kwaliteit door de certificering autoriteit en alleen werkt met de beste en meest ervaren vertalers. De ISO 27001 certificering bewijst verder professionaliteit in de omgang met privacy gevoelige informatie en data protectie. Daarnaast is het aan te raden een vertaalbureau te kiezen die bekend is met het onderwerp. Zonder begrip en diepe kennis van de brontekst, kan een vertaler nooit effectief en kwalitatief een goede vertaling leveren. Referenties en naamsbekendheid zijn natuurlijk ook goede indicatoren. Daarnaast zegt het snelle en gebruiksvriendelijke aanvraagproces veel van de snelheid en kwaliteit van het bureau. Transparante informatievoorziening en geen kleine lettertjes tonen aan dat je te maken hebt met een professionele partij.

Alleen de grotere vertaalbureaus ondersteunen meerdere talen. Zij onderhouden contractuele relaties met een groot aantal vertalers in binnen en buitenland die dankzij zeer strikte kwaliteitsstandaarden (in lijn met hun ISO 17100, 9001 en 27001 certificeringen) zijn geselecteerd. Alleen met een groot aanbod aan diverse talen kan een klant volledig ontzorgt worden en vind je ieder mogelijke talencombinatie. Kleine vertaalbureaus zijn vaak eenpitters met één of twee vertalers voor alleen die ene specifieke talencombinatie en specialisatie. Specifieke eisen over onderwerp, doeltaal en snelheid kunnen dan effectief minder goed uitgevoerd worden. Een select aantal vertaalbureaus hebben relaties met meer dan 1000 aangesloten vertalers wereldwijd en kunnen van en naar 150 talen vertalen. Daarmee biedt zij praktisch iedere specialisatie, een groot aanbod van beschikbare vertalers, snelle levertijden en scherpe tarieven naar en van 150 talen.

Vertaalbureaus die ISO 17100 gecertificeerd zijn bieden standaard redactie en proofreading aan (ook wel correctie genoemd). Dat wil zeggen de vertaling na gereedkomen nogmaals wordt gecontroleerd en geredigeerd door een native proofreader/corrector. De proofreader controleert op taalgebruik, context, spelling en grammatica. Dit is het vier-ogen principe, wat een verplichting is onder ISO 17100 en wat zorgdraagt voor de hoogste kwaliteit garantie. Sommige vertaalbureaus zijn ISO 17100 gecertificeerd, maar offreren hun standaard prijzen aan zonder proofreading, om een lager tarief te kunnen laten zien. Zorg er dus voor dat je je goed informeert of proofreading in de prijs is meegenomen. Bij Translation Kings zijn de tarieven voor ISO 17100 vertalingen altijd inclusief proofreading. Zonder kleine lettertjes.

Alleen de grotere vertaalbureaus ondersteunen alle Europese talen. Zij onderhouden contractuele relaties met een groot aantal vertalers in binnen en buitenland die dankzij zeer strikte kwaliteitsstandaarden (in lijn met hun ISO 17100, 9001 en 27001 certificeringen) zijn geselecteerd. Alleen met een groot aanbod aan diverse talen kan een klant volledig ontzorgt worden en vind je ieder mogelijke talencombinatie. Kleine vertaalbureaus zijn vaak eenpitters met één of twee vertalers voor alleen die ene specifieke talencombinatie en specialisatie. Specifieke eisen over onderwerp, doeltaal en snelheid kunnen dan effectief minder goed uitgevoerd worden. Een groot bureau heeft relaties met meer dan 1000 aangesloten vertalers in Europa en daarbuiten en kan van en naar 150 talen vertalen. Daarmee biedt zij praktisch iedere specialisatie, een groot aanbod van beschikbare vertalers, snelle levertijden en scherpe tarieven naar en van 150 talen.

Slechts een klein aantal vertaalbureaus bieden abonnementen en vaste prijsafspraken. Dit zijn de grotere spelers die goed kunnen inschatten hoe de prijzen zich ontwikkelen en heldere afspraken hebben met hun vertalers. Met de vertalers zijn bij een professioneel bureau goede vaste afspraken gemaakt over betalingstermijnen, volume werk, specialisaties en het efficiënt gebruiksgemak. Bovendien werken zij met de vertalers vele jaren samen, is er een vertrouwensband ontstaan en zijn de vertalers goed ingevoerd in de wensen van de vaste klanten. Een lange termijn commitment is dus inherent aan heldere transparante afspraken waar jij als klant weer van profiteert.

Spoedvertalingen komen veel voor. Dankzij de beschikbaarheid van een groot aantal vertalers, met flexibele werktijden (ook in het weekend) en diverse specialisaties, kunnen de grotere bureaus aan hele strakke deadlines voldoen. Als het volume hoger is dan één vertaler in één werkdag kan verzorgen, dan zetten zij meerdere vertalers in. Net zoveel als nodig, zodat de deadlines in minimaal 95% van de gevallen altijd gehaald worden. Een efficiënt verwerkingsproces helpt daarbij ook.

Een vertaalbureau gespecialiseerd in juridische vertaling zijn het beste geschikt voor het vertalen van contracten. Ieder detail telt en kan het verschil maken. Deze vertaalbureaus werken met professionele juridische vertalers met minimaal 10 jaar ervaring in het verzorgen van juridische vertalingen. De vertalers zijn geselecteerd op basis van hun academische opleiding tot jurist, of als academisch opgeleide linguïsten met diepe kennis van juridische onderwerpen. Als een vertaalbureau ISO 17100 gecertificeerd is, kan je ervan uitgaan dat de vertalers ook op basis van die criteria zijn geselecteerd en getest. Referenties op de website van het vertaalbureau, maar aanbevelingen en reviews van klanten van het vertaalbureau, bieden extra zekerheid

Teksten/documenten kunnen worden aangeleverd op de website van de grote bureaus. Zoek naar een laagdrempelig aanvraagproces via de website, waarbij de documenten in welke applicatie dan ook, kunnen worden gesleept in de aanvraag. Omvang van het document heeft doorgaans geen limiet. Daar moet het aanvraagportaal op ingesteld zijn. Ook is het mogelijk via mail het document aan te leveren. Bij documenten groter dan 20 MB kan via de mail ook gebruik gemaakt worden van WeTransfer.

Grote vertaalbureaus hebben flexibele betalingsopties. Na acceptatie van de offerte kom je in de facturatieomgeving. Daar vul je de facturatiegegevens in. Bij gereedkomen van de vertaling moet de betaling plaatsvinden. Je ontvangt daartoe een betaallink, die betaling via bankoverschrijving, iDEal, PayPal en credit card mogelijk maakt. De betaling wordt direct verwerkt zonder vertraging en de vertaling wordt dan via een download link direct naar je verstuurd.

Snelheid van levering van een standaardtekst hangt af van het aantal woorden. Een professioneel vertaalbureau kan dan ook 2500-3000 woorden per dag verzorgen voor een ISO 17100 menselijke vertaling. Dat is het maximale wat een professionele ervaren vertaler in één dag kan doen. Eén pagina standaard tekst kan binnen één dag geleverd worden. Omdat de verwachtingen te managen rekenen de beste bureaus meestal twee werkdagen inclusief de proofreading uiteraard. Snellere levertijd voor 2500 woorden is een machinevertaling. Echter, vertaalbureaus kunnen ook meerdere vertalers inzetten. In geval wij bijvoorbeeld twee vertalers inzetten, is de doorloop snelheid twee keer zo snel. De corrector zorgt er dan voor dat de vertalingen op elkaar aansluiten en consistent in kwaliteit blijven. Een machinevertaling met post-edit kan 5000-7500 woorden per dag verzorgen. De machinevertaling wordt dan gecorrigeerd en geredigeerd door een professionele vertaler tegen de brontekst. Tenslotte zijn de beste vertaalbureaus gewend om weekenden door te werken. Daarmee is extra snelheid mogelijk bij buitengewone noodzaak voor snelle levering.